（一）績(jī)效計(jì)劃的準(zhǔn)備
1、信息準(zhǔn)備
績(jī)效計(jì)劃是管理者和被管理者雙向多次溝通的結(jié)果，為了增加績(jī)效計(jì)劃溝通的效率，事先必須準(zhǔn)備好相應(yīng)的信息，一些必要的信息包括：組織的發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、組織的年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、業(yè)務(wù)單元的工作目標(biāo)和工作計(jì)劃、員工所處團(tuán)隊(duì)工作目標(biāo)和工作計(jì)劃、員工個(gè)人的職責(zé)描述、員工上一績(jī)效期間的績(jī)效評(píng)估結(jié)果等。這些信息主要?dú)w為三類：
（1）關(guān)于組織的信息。員工的績(jī)效計(jì)劃與部門(mén)、組織的績(jī)效計(jì)劃應(yīng)協(xié)調(diào)一致，員工、部門(mén)的績(jī)效計(jì)劃支持組織的績(jī)效計(jì)劃，因此各個(gè)部門(mén)的員工都應(yīng)充分了解組織的發(fā)展戰(zhàn)略及經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。那種認(rèn)為只有高層管理者才需要知曉組織發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)的看法是錯(cuò)誤的，企業(yè)應(yīng)該使發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)向所有員工進(jìn)行宣貫，保證所有員工都清楚組織的發(fā)展戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)目標(biāo)，只有這樣，員工才能理解個(gè)人的績(jī)效目標(biāo)以及績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)，才能保證個(gè)人的工作保持正確的方向。
（2）關(guān)于團(tuán)隊(duì)的信息。團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)是根據(jù)組織的目標(biāo)分解而來(lái)的。不僅業(yè)務(wù)部門(mén)的績(jī)效目標(biāo)與組織的績(jī)效目標(biāo)緊密聯(lián)系，對(duì)于支持部門(mén)，其工作目標(biāo)也與組織的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)緊密聯(lián)系。例如組織的年度經(jīng)營(yíng)目標(biāo)是：
A實(shí)現(xiàn)銷售收入26億元，利潤(rùn)3.3億元；
B新建3家子公司，8家子公司生產(chǎn)純生啤酒；
C調(diào)整產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，低檔酒產(chǎn)量低于40％。
人力資源部作為一個(gè)業(yè)務(wù)支持性部門(mén)，在上述的整體經(jīng)營(yíng)目標(biāo)之下，將自己部門(mén)的工作目標(biāo)設(shè)定為：
A建立激勵(lì)約束機(jī)制，使薪酬向高檔產(chǎn)品傾斜，向骨干技術(shù)人員傾斜；
B建立集團(tuán)公司、子公司、子公司各部門(mén)三級(jí)績(jī)效考核體系，對(duì)超額完成目標(biāo)的子公司進(jìn)行重點(diǎn)獎(jiǎng)勵(lì)
C儲(chǔ)備、培養(yǎng)4個(gè)子公司總經(jīng)理、4個(gè)生產(chǎn)廠長(zhǎng)、4個(gè)銷售總經(jīng)理。
D子公司人員調(diào)動(dòng)完全按照集團(tuán)公司相關(guān)規(guī)定辦理，沒(méi)有出現(xiàn)相互挖人現(xiàn)象。
E按照相關(guān)規(guī)定審批子公司薪酬報(bào)表，監(jiān)控子公司工資發(fā)放，杜絕小金庫(kù)。
應(yīng)將部門(mén)的信息充分向員工進(jìn)行宣貫，以使員工了解部門(mén)的工作目標(biāo)及工作重點(diǎn)。
（3）關(guān)于個(gè)人的信息。關(guān)于被評(píng)估對(duì)象的個(gè)人信息主要有兩個(gè)方面的內(nèi)容，一個(gè)是工作崗位職責(zé)描述的信息，二是上一考核期間的考核結(jié)果。工作崗位職責(zé)描述中，通常規(guī)定了該崗位的主要工作職責(zé)，從工作職責(zé)為出發(fā)點(diǎn)設(shè)定工作目標(biāo)可以保證個(gè)人的工作目標(biāo)和崗位的要求聯(lián)系起來(lái)。員工在每個(gè)績(jī)效期間的工作目標(biāo)經(jīng)常是連續(xù)的或有關(guān)聯(lián)的，因此在制定本績(jī)效期間績(jī)效目標(biāo)或工作標(biāo)準(zhǔn)時(shí)應(yīng)回顧上一績(jī)效期間的工作目標(biāo)和評(píng)估結(jié)果。另外，在上一績(jī)效期間內(nèi)存在的問(wèn)題和有待進(jìn)一步改進(jìn)的方面在本次績(jī)效計(jì)劃中也應(yīng)當(dāng)?shù)玫襟w現(xiàn)。
2、溝通準(zhǔn)備
采用什么樣的方式對(duì)績(jī)效計(jì)劃的內(nèi)容進(jìn)行溝通需要考慮企業(yè)文化以及工作氛圍、員工的性格特點(diǎn)，以及需要達(dá)成的工作目標(biāo)的特點(diǎn)。如果希望借績(jī)效計(jì)劃的機(jī)會(huì)向員工做一次動(dòng)員，可以召開(kāi)員工大會(huì)。如果一項(xiàng)工作目標(biāo)與特定的工作小組成員有關(guān)系，可以召開(kāi)一個(gè)小組會(huì)，在小組會(huì)上討論工作目標(biāo)的問(wèn)題，有助于小組成員內(nèi)部之間的工作協(xié)調(diào)配合，及早發(fā)現(xiàn)并解決小組成員合作中可能出現(xiàn)的問(wèn)題。
如果一個(gè)企業(yè)第一次使用績(jī)效管理的方法，那么在第一次績(jī)效計(jì)劃溝通時(shí)必須讓員工了解：
（1）績(jī)效管理的主要目的是什么？
（2）績(jī)效管理對(duì)組織、對(duì)部門(mén)、對(duì)個(gè)人有什么好處？
（3）采取的宗旨和方法是什么樣的？
（4）績(jī)效管理的流程是怎樣的？
而且員工需要知道在績(jī)效計(jì)劃會(huì)議中的一些信息：
（1）績(jī)效計(jì)劃會(huì)議上要完成的工作是什么？
（2）管理人員需要向員工提供什么信息？
（3）員工自己需要提供什么信息？
（4）在績(jī)效計(jì)劃會(huì)議上需要作出的決策和達(dá)成的結(jié)果是什么？
（5）需要員工作出什么樣的準(zhǔn)備？
（二）績(jī)效計(jì)劃的溝通
溝通階段是整個(gè)績(jī)效計(jì)劃階段的重要環(huán)節(jié)，在這個(gè)階段，管理者和被管理者經(jīng)過(guò)充分溝通，對(duì)員工在本次績(jī)效期間的績(jī)效目標(biāo)和工作標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成共識(shí)。
1、選擇溝通環(huán)境、創(chuàng)造良好的溝通氣氛
（1）管理者和員工應(yīng)該確定一個(gè)專門(mén)的時(shí)間用于績(jī)效計(jì)劃的溝通，在這個(gè)時(shí)間階段，雙方都應(yīng)該放下其他工作專心致志的做好這件事情。
（2）在溝通的時(shí)候不能有其他事情打擾，最好不要接聽(tīng)電話。在很多情況下，意外的打擾會(huì)使談話思路中斷，這樣會(huì)嚴(yán)重影響溝通效果。
（3）溝通的氣氛盡可能寬松，不能給人太大的壓力。
2、溝通的原則
在溝通時(shí)，管理者應(yīng)堅(jiān)持以下幾個(gè)基本原則
（1）平等原則。管理者和員工是平等關(guān)系，績(jī)效溝通的目的是達(dá)成共識(shí)，促進(jìn)績(jī)效目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此管理者和被管理者在平等的前提下才能充分溝通，才能保證績(jī)效計(jì)劃的落實(shí)。
（2）員工積極參與原則。一般而言，員工是最了解自己所從事工作的人，員工本人是從事該工作領(lǐng)域的專家，因此在制定績(jī)效目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)時(shí)應(yīng)更多的發(fā)揮員工的主動(dòng)性，更多的聽(tīng)取員工的意見(jiàn)和建議。
（3）幫助輔導(dǎo)，資源支持的原則。工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)或多或少需要一定的資源支持，在績(jī)效溝通過(guò)程中，很多情況下下屬對(duì)工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)沒(méi)有信心的主要原因是認(rèn)為資源不足。一種情況是資源支持比較充分，關(guān)鍵是下屬的信心問(wèn)題；還有一種情況，的確是員工缺乏順利完成目標(biāo)所需的各種資源。管理者應(yīng)迅速辨別到底是哪一種情況并作出正確處理。如果是下屬的信心問(wèn)題，管理者應(yīng)從事實(shí)出發(fā)，從過(guò)去成功案例出發(fā)，逐步增強(qiáng)下屬的信心，使下屬對(duì)績(jī)效目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)發(fā)自心里的作出承諾。如果績(jī)效目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)的確受到資源的制約，管理者應(yīng)為下屬創(chuàng)造良好的條件，給予資源的支持。如果管理者自己能決定資源的配置，則應(yīng)明確表示給予資源支持，如果管理者不能決定資源的配置，則應(yīng)向上一級(jí)反映情況，爭(zhēng)取得到相應(yīng)的資源支持。
3、溝通的過(guò)程
績(jī)效計(jì)劃的制定是一個(gè)雙向溝通的過(guò)程，有時(shí)不是一次就能達(dá)成績(jī)效計(jì)劃的，因此要經(jīng)過(guò)多次的溝通討論后才能達(dá)成績(jī)效契約。一般情況下，績(jī)效溝通有如下幾步。
（1）回顧有關(guān)的信息。在績(jī)效計(jì)劃溝通開(kāi)始的時(shí)候，管理者應(yīng)該說(shuō)明組織、部門(mén)的績(jī)效目標(biāo)以及完成績(jī)效目標(biāo)對(duì)部門(mén)、對(duì)組織的意義等相關(guān)信息；除此之外，員工的崗位職責(zé)以及上一考核期間的績(jī)效考核結(jié)果等相關(guān)信息也要向員工進(jìn)行說(shuō)明。
（2）確定本期的關(guān)鍵業(yè)績(jī)考核指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)以及各個(gè)指標(biāo)的權(quán)重。在績(jī)效考核基礎(chǔ)比較好的企業(yè)，一般有部門(mén)或崗位績(jī)效考核指標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)，管理者根據(jù)部門(mén)下一考核期間工作重點(diǎn)以及組織目標(biāo)等情況，綜合確定各個(gè)崗位的關(guān)鍵業(yè)績(jī)考核指標(biāo)。關(guān)于評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，一般應(yīng)該定期修訂，以便反映最新的工作狀況。
（3）確定各個(gè)考核指標(biāo)的績(jī)效目標(biāo)或者工作標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于數(shù)量化的考核指標(biāo)，確定下一考核期的績(jī)效目標(biāo)，對(duì)于定性指標(biāo)，明確該項(xiàng)工作應(yīng)該達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)。
（3）確定管理者應(yīng)該提供的資源支持。任何工作的完成都需要一定的資源支持。管理者應(yīng)明確對(duì)下屬的資源支持，免除下屬的后顧之憂。
（4）結(jié)束溝通。有時(shí)一次績(jī)效溝通可能達(dá)不成績(jī)效共識(shí)，一般情況下，管理者不能保證能否提供資源支持，這時(shí)管理者需要請(qǐng)示他的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。這種情況下，員工應(yīng)重新評(píng)估績(jī)效目標(biāo)能否實(shí)現(xiàn)，申請(qǐng)?zhí)峁┑馁Y源支持是不是必須的，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)進(jìn)一步?jīng)Q策是降低工作績(jī)效目標(biāo)還是給下屬必要的資源支持。經(jīng)過(guò)若干次充分溝通后，績(jī)效計(jì)劃必然是多方都會(huì)滿意的。
（三）績(jī)效計(jì)劃的審定和確認(rèn)
經(jīng)過(guò)多次溝通后，管理者和員工在以下幾個(gè)方面達(dá)成了共識(shí)。
（1）員工在本績(jī)效期的工作職責(zé)是什么，工作重點(diǎn)是什么？
（2）員工在本考核期關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)有哪些，各個(gè)指標(biāo)的權(quán)重是多少？
（3）對(duì)應(yīng)各個(gè)考核指標(biāo)的評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)是什么？
（4）各個(gè)考核指標(biāo)的績(jī)效目標(biāo)或工作標(biāo)準(zhǔn)是什么？
（5）員工在完成績(jī)效目標(biāo)的過(guò)程中會(huì)遇到哪些問(wèn)題和障礙，管理者會(huì)提供哪些幫助和支持。
（6）員工、部門(mén)和組織的工作目標(biāo)以及相互之間的支持制約關(guān)系。
達(dá)成上述的共識(shí)后，形成了績(jī)效計(jì)劃文檔，該文檔中包括主要關(guān)鍵業(yè)績(jī)指標(biāo)、各個(gè)指標(biāo)的績(jī)效目標(biāo)或工作標(biāo)準(zhǔn)，各個(gè)指標(biāo)的權(quán)重，各個(gè)指標(biāo)的評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)等。經(jīng)過(guò)雙方認(rèn)可的績(jī)效計(jì)劃要管理人員和員工在該文檔上簽字確認(rèn)。